天博官方网站,天博tianbo（中国）关于发放重要通知的规定
（2019年1月修订）

 

为进一步加强我院行政教辅各部门工作规范管理，提高效率，减少差错，确保教学与科研等各方面工作的顺利进行，更好地为全院师生服务，就我院人事、科研、教学、外事、图书资料、继续教育、办公室等各个部门发放重要通知时的程序等有关制度做出相关规定，并经院务会讨论通过，自公布之日起开始执行。
  
一、重要通知的定义
重要通知是指院务会、院学术委员会、院学位委员会等领导机构需要在规定时间内传达到全院各系（所、中心）及教职员工的通知，具体内容包括：
人事工作：岗位聘任、专业技术职务聘任（职称评定）以及人事部的其它相关通知。
科研工作：科研项目申报、科研成果统计与报奖、学术与科研会议等通知。
教务工作：开展课程评估、遴选博士生指导教师、课程建设以及教材立项、新学期上课、毕业生答辩工作等通知。
外事工作：外籍专家的聘任、重要的外事活动。
学生工作：与全院学生、班主任相关的工作。
图书资料工作：购置图书资料、借阅图书等。
继续教育工作：学校与学院有关政策规定与各种招生项目。
院办公室工作：涉及全院各单位与全体教职员工的工作。

 

二、发放重要通知的程序 
上述重要通知要求相关部门在规定时间内按照主管院领导的指示酌情选择以下途径发放，以确保相关单位与人员悉收。
1． 在第一时间将通知挂到我院网站首页通知公告栏；
2． 在规定时间内由相关办公室通过电子邮件发至全部相关单位主要负责人或由其指定的专项负责人，并要求受函者在接到通知后提供电子邮件或电话的回复；
3． 在外文楼、民主楼、新楼等三处办公场所的公告栏张贴；
4． 由相关办公室电话通知全部相关单位主要负责人或由其指定的专项负责人，并做好文字记录。
5. 发布于“外院人”微信群，可请管理员协助发布群公告。

三、检查制度
1. 上述规定由各归口部门各负其责，认真做好通知工作，视通知工作为教学服务的重要一环。望各职能部门切实做好此项工作。
2. 在通知发放有效期内，各个部门应做好发放通知的记录，以备查档。
3. 院务会及各部门主管领导负责各相关部门发放通知的检查与监督。